En este artículo vamos a ver sin utilizar (espero conseguirlo) palabras demasiado técnicas y jerga contable, lo importante que es tener un buen balance de situación en nuestra empresa, y cómo ese balance nos puede ayudar o perjudicar en la gestión del día a día de nuestro negocio.
¿Qué es el balance de situación?
La normativa contable española e internacional nos muestra la estructura de ese balance de situación para que se realicen de una manera estándar y podamos comparar unas empresas con otras.
Como ya he dicho el balance de situación describe el patrimonio de una empresa, es decir nos dice los bienes y derechos que tiene (dinero en el banco, en la caja, existencias, inmuebles, vehículos, dinero que le deben sus clientes, préstamos que ha concedido a terceros …) y también nos describe, por otro lado, simétricamente como ha financiado todo lo que la empresa tiene (aquí aparecen el capital social, los beneficios no distribuidos, las deudas bancarias, lo que le debemos a los proveedores etc.)
Resumiendo, (y que me perdonen economistas y financieros, pero este artículo no es para ellos) el balance de situación es una foto fija de lo que tenemos y de lo que debemos.
Estructura del balance de situación
Como comenté anteriormente el balance de situación tiene que cumplir una estructura dada por el Plan General Contable para pymes, para que sea más fácil su interpretación de resultados. En la izquierda del balance de situación tenemos el activo, que se ordena de menor a mayor liquidez, es decir, arriba irán los bienes que tardarán más años en convertirse en dinero, y cuando más para abajo más proximidad en convertirse en efectivo.
En la derecha se encuentra el patrimonio neto y el pasivo y están ordenados por exigibilidad del mismo. ¿Qué significa exigibilidad? Las deudas a pagar en menos de un año son deudas más exigibles, ya que tienen fecha de pago próxima, sin embargo, el patrimonio neto (el capital aportado por los socios) es menos exigible, puesto que solo se podrá exigir en el caso de la sociedad se disuelva. Por esta razón el patrimonio neto se encuentra en la parte superior y el pasivo corriente en la parte inferior.
Esquema de balance de situación:
El activo en un balance de situación
- Activo no corriente: Bienes + Derechos + Propiedades de hace más de un año. Lo forma el inmovilizado intangible, inmovilizado material y las inversiones financieras a largo plazo.
- Activo corriente: Bienes + Derechos + Propiedades de hace menos de un año. Lo forma las existencias, los deudores comerciales, inversiones financieras a corto plazo y el efectivo.
El patrimonio Neto y el Pasivo en un balance de situación
El patrimonio neto o también conocido como fondos propios recoge las aportaciones de los socios, las reservas, los resultados de ejercicios, etcétera… Se podría considerar que es el capital interno que tiene carácter financiador.
Sin embargo, el pasivo hace referencia a las deudas y obligaciones de pago que se utilizan para financiar los activos. Dependiendo del tiempo límite del pago de la deuda, será pasivo corriente o pasivo no corriente.
- Pasivo no corriente: Deudas u obligaciones de pago mayor a 1 año.
- Pasivo corriente: Deudas u obligaciones de pago menor a 1 año.
Formula balance de situación
¿Por qué debo preocuparme por mi balance de situación? Interpretación balance de situación
Es importante preocuparse por el estado del balance de situación de tu empresa por dos motivos fundamentales:
Primer motivo: porque si el balance contable está mal quiere decir que la empresa está enferma económicamente hablando, puede tener una enfermedad de falta de solvencia, de falta de liquidez, de exceso de existencias, etc. El balance es como el resultado de un análisis de sangre donde nos indica que es lo que anda mal o bien en nuestro cuerpo, en este caso en nuestra empresa.
Segundo motivo: porque puede suceder que internamente estemos perfectamente, pero que nuestro exterior (la descripción del balance) parezca que estamos mal, los demás ven nuestra foto y piensan que estamos enfermos o nos pasa algo.
En el caso de las personas, puede que estés sano, pero debemos preocupamos por nuestra apariencia física. Todos sabemos que una buena apariencia física nos ayuda a todos los niveles que no te tratan igual si vas bien vestido, arreglado, peinado y maquillado que si vas hecho un guarro y oliendo mal.
PUES CON NUESTRO BALANCE DE SITUACIÓN PASA LO MISMO!!!
Nuestro balance de situación es nuestra apariencia física como empresa y debemos asegurarnos de que está bien vestido, peinado, maquillado y que huela bien.
Cuantas veces me he encontrado con empresas rentables y financieramente solventes con balances de situación cochambrosos que no reflejaban en absoluto su imagen real. Es como si cogemos a Brad Pitt y lo presentamos vestido con ropa sucia y maloliente, sin afeitar y sin ducharse en un mes. NADIE LE VA A HACER NI CASO!!! En todo caso huirán de él.
Y al contrario también sucede, podemos ser Javier Cámara, pero bien peinado, oliendo bien y con un smoking es muy probable que le hagan caso y escuchen lo que tenga que decir.
En el siguiente apartado vamos a describir las normas de etiqueta para tener un buen balance de situación, cómo hay que vestirlo y qué ropa y qué peinado le queda mejor.
¿Cómo debe ser mi balance de situación?
Una vez sabemos que no tenemos “enfermedades”, nuestro balance general debe estar hecho de manera que esconda mis defectos y potencie mis virtudes, por tanto, debemos clasificar las distintas masas patrimoniales de las que se compone el balance de manera que siempre sin mentir cada masa patrimonial esté donde corresponda.
Por ejemplo, si tenemos que los socios han prestado a la empresa cantidades de dinero, no es lo mismo que esas cantidades estén en una cuenta llamada “Cuenta corriente con socios” que refleja una deuda a corto plazo, que esa misma cantidad de dinero la pongamos en una cuenta de “Otras deudas a largo plazo” que hará que esa deuda se considere a largo plazo y mejora la imagen de la calidad de la deuda de la compañía.
La correcta clasificación de las deudas es fundamental para dar una buena imagen, ya que lo ideal es que la mayor cantidad de nuestra deuda sea a largo plazo.
Otro aspecto que debemos intentar cumplir en nuestro balance de situación es que el Fondo de Maniobra sea positivo. Esto daría para otro artículo completo por eso os aconsejo que le preguntéis a vuestro contable cuando os presente un balance de situación si vuestro fondo de maniobra es positivo.
Existen empresas que por su actividad su fondo de maniobra es siempre negativo y no por ello es un problema, pero debemos saber si es negativo por nuestro tipo de actividad o porque tenemos problemas financieros.
Existen multitud de opciones para hacer que nuestro balance de situación, sin mentir, refleje una mejor imagen de nuestra empresa.
¿Cómo hacer un balance de situación más atractivo para entidades financieras, clientes y proveedores?
Las entidades financieras buscan que nuestra situación patrimonial no presente desequilibrios ni en el activo (bienes y derechos de la empresa) ni en el pasivo (las deudas de la empresa), por tanto, tendremos que estar atentos a la información que les presentamos a las entidades financieras.
Por ejemplo, resulta que hemos tenido un buen ejercicio económico. Hemos vendido mucho y en noviembre el banco nos pide un balance de situación provisional. Resulta que al contable no le ha dado tiempo a contabilizar los cobros y los pagos y presentamos un balance donde la cuenta “Clientes” tiene un saldo muy alto y la cuenta «Tesorería» muy bajo. Esto no es cierto, se ha cobrado casi todo, pero no se ha reflejado en el balance. El banco ve ese balance y piensa que la empresa está mal gestionada y tiene riesgo pues los clientes les deben mucho dinero y en una situación como la actual de crisis, se pueden producir muchos impagados y repercutir en una insolvencia propia.
El banco ante estos números puede proponer no renovar líneas de crédito o no conceder nuevas financiaciones solicitadas.
Lo mismo puede suceder si un proveedor para ampliar nuestro plazo de pago nos solicita nuestro balance de situación. Si observa que la cantidad que refleja la cuenta de “Proveedores” (que es la cuenta donde dice lo que le debemos a los proveedores) es muy alta desconfiará de nosotros y no nos aceptará el aumento del plazo de pago.
Otro ejemplo puede ser en la relación con los clientes. Un cliente que nos tenga que encargar un gran proyecto, revisará nuestro estado de situación patrimonial para ver si somos una empresa solvente y con capacidad de llevar a cabo un gran encargo. Si ven un balance desequilibrado es posible que se decidan por algún competidor nuestro.
¿Cómo me ayuda y para qué sirve el balance de situación?
Como ya hemos puesto de relieve a lo largo de lo que llevamos de artículo mi balance de situación es la imagen de mi empresa al exterior y, por tanto, una buena imagen siempre nos va a ayudar al desarrollo y crecimiento del negocio. Una buena imagen fomenta la confianza de las entidades financieras, los proveedores y los clientes en nosotros y cuanta más confianza generemos más fácil podremos generar valor añadido con nuestra actividad.
¿Qué puedo hacer para tener un buen balance de situación?
- Tener la información contable actualizada lo máximo posible, con la velocidad con la que se desarrolla la actividad económica hoy en día, no tener información al menos mensualmente es una locura.
- Tener criterios claros de clasificación de las masas patrimoniales encaminados a que nos den información veraz tanto a nosotros como al exterior.
- Analizar como mínimo trimestralmente nuestro balance de situación para ver si se cumplen los ratios de solvencia, liquidez, endeudamiento, calidad de la deuda etc… que nos indicarán que la salud de nuestra empresa es correcta.
- Una vez que sepamos que nuestra salud financiera es correcta, debemos darle un último repaso a ese balance para ver si lo podemos poner un poco más guapo, pues la normativa contable nos permite usar algo de “maquillaje” para lucir y resaltar nuestras virtudes internas como empresa.
Ejemplo de un balance de situación
Esto es un ejemplo de un balance real que puede tener cualquier pyme. Como mencionamos con anterioridad vemos que el Activo = Patrimonio Neto + Pasivo.
