Factura Proforma: ¿Qué es y para qué sirve? Modelo Descargable

¿De qué hablaremos?

Si eres empresa o autónomo, seguramente hayas emitido o recibido una factura proforma. ¿Pero… exactamente qué es una factura proforma y para qué sirve? ¿Tiene validez legal? Durante el artículo te hablaremos de todo lo que necesitas saber para crear una factura proforma y que debes incluir en ella. También te aportaremos un modelo de factura proforma gratis.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento sin validez legal que entregaremos a nuestro cliente como factura provisional dónde se detalla los aspectos básicos de la compraventa de bienes y servicios. Se puede decir que es un modelo que le daremos al comprador de forma orientativa para que conozca todas las condiciones de la operación comercial.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma tiene únicamente un carácter informativo, es decir, solo servirá para que nuestro cliente conozca las condiciones de una posible “factura real”: los impuestos aplicables, los datos del vendedor….

No tiene ninguna validez contable ni fiscal, por lo que no podrás utilizarla como justificante de pago ni reflejarla en tu balance de situación o libros de contabilidad.

Es muy útil pedir una factura proforma, ya que en muchos casos te la podría ayudar para otros motivos:

  • En caso de necesitar una subvención, hay que acreditar el coste total que supondría la actividad o el bien.
  • Si buscas financiación, algunas entidades financieras te pueden pedir una factura proforma para saber el importe exacto que necesitas, e incluso podría mejorarte las condiciones.
  • Para los trámites de una licencia de importación.

También las facturas proformas suelen ser empleadas para el envío de muestras gratuitas sin valor comercial y en las operaciones de leasing.

Factura proforma o presupuesto ¿Es lo mismo?

No, no es lo mismo una factura proforma que un presupuesto, aunque su función es parecida. Ambos tienen la misma finalidad: avisar al cliente de las condiciones de la futura operación comercial.

La factura proforma es un presupuesto en forma de factura, sin embargo, el presupuesto es una estimación del coste del bien o servicio que puede verse modificado hasta que no se formalice el acuerdo.

Por regla general, la factura proforma suele ser la factura final, sin embargo, en el presupuesto el importe final puede variar.

Además, un presupuesto tiene un carácter más informal que la factura proforma, ya que en la factura proforma se detalla con más exactitud el proceso de compraventa y el modelo suele estar establecido, sin embargo, en un presupuesto no se tiene que dar los datos de manera tan minuciosa.

¿Como hacer una factura proforma? Requisitos

Lo más habitual para crear una factura proforma es realizarlo a través de una plantilla Word o Excel dónde se tendrá que añadir la siguiente información:

  • En la cabecera se tendrá que especificar que es una factura proforma.
  • Quién es el proveedor del bien o servicio e indicar el nombre comercial, domicilio, e identificación fiscal (CIF o NIF).
  • Al mismo modo, se tendrá que indicar quien es el cliente, su nombre comercial, domicilio e identificación fiscal (CIF o NIF).
  • También hay que detallar cuál es el bien o servicio que se va a comercializar, sus cantidades, precio unitario y los impuestos a los que estará sometido, como el IVA o IRPF.
  • Los costes de envío y de manipulación.
  • La fecha de emisión y la fecha de vencimiento.
  • Firma o sello de la entidad.

Aunque no es obligatorio, se recomienda añadir en el pie de página información adicional como la garantía y la política de devoluciones.

Ejemplo factura proforma modelo:

factura-proforma-ejemplo

¿Tiene validez la factura proforma?

No, la factura proforma no cuenta con ninguna validez comercial ni contable, por lo que no podrás utilizarla como justificante de pago ni reflejarla en tu balance de situación o libros de contabilidad.

¿La factura proforma lleva IVA?

Si, en el modelo de la factura proforma debemos indicar el IVA de la operación, aunque no tenga validez a nivel fiscal o contable. Sirve de carácter informativo para que el cliente conozca que es lo que tendrá que pagar finalmente al adquirir el bien o servicio.